Espaço Corporativo

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====== Procedimento Padrão da Troca de Contabilidade ======
**Versão 3**
===== 1. Objetivo =====
  * Descrever o processo para a troca de contabilidade na R3izzy, detalhando as etapas e responsabilidades envolvidas na transição de contabilidade para novos clientes.
===== 2. Público-alvo =====
  * Clientes do aplicativo R3izzy Lite e R3izzy Pro, em todas as plataformas (iOS, Android, Web).
===== 3. Responsabilidades =====
  * Os responsáveis estão listados em cada tópico.
=====4. Glossário =====
  * [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:biblioteca:glossario:start|Clique aqui para ver o glossário]]
===== 5. Materiais, recursos e referências =====
==== 5.1 Aplicativos e Plataformas de Gestão: ====
  * Admin Pro e Admin Ctb: Acesso ao painel de administração para configuração de clientes no R3izzy Lite e R3izzy Pro.
  * Odoo (aplicativos Contatos e Projeto): Plataforma para gerenciamento de projetos de troca de contabilidade e controle de atividades e contatos dos clientes.
  * Dokuizzy: Repositório de documentos internos e normas.
  * Drive (Google Workspace): Local para armazenamento seguro de documentos dos clientes, conforme a política de arquivos R3izzy Ctb.
  * Focus: Sistema para cadastro e emissão de notas fiscais.
  * e-CAC: Portal da Receita Federal para acesso ao eSocial e procurações eletrônicas.
  * Questor: Sistema de controle fiscal e contábil para atividades mensais dos clientes.
==== 5.2 Ferramentas de Comunicação: ====
  * E-mail Corporativo (contabilidade@r3izzy.com.br e suporte@r3izzy.com.br): Para comunicação com antigos contadores e clientes, respectivamente.
  * Modelos de Mensagens: Textos prontos para comunicações com leads, clientes e antigos contadores, armazenados no Drive.

==== 5.3 Acessos e Senhas: ====
  * Keepass: Sistema de gerenciamento de senhas onde são armazenados logins importantes, como:
    * Certificado Digital dos clientes;
    * Código de acesso do Simples Nacional;
    * Logins e senhas para prefeituras municipais.
==== 5.4 Documentos de Referência: ====
  * [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:biblioteca:padrao_drive_ctb:start#responsabilidades|Padrão para arquivos R3izzy Ctb]]: Guia para nomeação e organização de documentos no Drive.
===== 6. Procedimento =====
 ==== 6.1 Fluxo do processo: ====
  * Confirmação e Início do Processo;
  * Solicitação de documentos ao contador anterior;
  * Integração dos dados no sistema R3izzy;
  * Encerramento.
==== 6.2 Confirmação e Início do Processo ====
  * Responsabilidade: Contador(a)
  * Input: Novo cliente contratado no serviço de troca de contabilidade.
  * Ação: Vendedor registra nota interna no contato do cliente no Odoo informando à contabilidade que o processo pode ser iniciado.
  * Output:
      * Enviar e-mail de [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:comercial:processo_venda:mensagens_processo_vendas:start#troca_de_contabilidade1|boas-vindas]] ao cliente (via suporte@r3izzy.com.br) solicitando a documentação necessária para o processo. 
      * Projeto de troca de contabilidade criado no Odoo.

==== 6.3 E-mail para o Antigo Contador: ====
  * Responsabilidade: Contador(a);
  * Input: Projeto criado no Odoo e dados do contador recebido do cliente;
  * Colocar o e-mail do contador no contato do cliente no aplicativo "Contatos" do Odoo.
  * Verificar qual o [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:contabilidade:resolucao_de_problemas#como_saber_o_inicio_da_competencia_da_r3izzy_na_prestacao_de_servicos_contabeis|início da nossa competência]];
**NOTA 1:  Para se comunicar com o antigo contador, utilize o e-mail contabilidade@r3izzy.com.br. Para realizar a comunicação com o cliente, utilize suporte@r3izzy.com.br.**
  * No mesmo dia da criação do projeto, envie um [[https://docs.google.com/document/d/1dKUtGeOKkcTE5GyN3JsMNp8NZKdaCq8n/edit|e-mail]] solicitando os documentos essenciais ao antigo contador, com prazo para retorno: 
  - Documento com foto do(s) sócio(s) - Após recebimento, salvar no Drive;
  - Contrato Social da Empresa (salvar no Drive);  
  - CRC do antigo Contador (salvar no Drive);
  - Certificado Digital da empresa (salvar no Drive e Keepass);
  - Código de acesso do Simples Nacional (salvar no Keepass);
  - Login e senha da prefeitura para emissão de NF (salvar no Keepass).
**NOTA 2: É necessário aguardar um retorno do antigo contador para iniciar o processo de transferência com o cliente.**\\
**NOTA 3: Caso o cliente não tenha Certificado Digital da empresa, será necessário solicitar a confecção. O processo está descrito [[start:contabilidade:documentos:certificado_digital:start|aqui]].**
**NOTA 4: Todos os documentos devem ser salvos conforme a norma de cada ferramenta: [[start:biblioteca:padrao_drive_ctb:start|Drive]] e/ou no [[start:biblioteca:padrao_keepass_ctb:start|Keepass]].**
  * Os documentos adicionais  podem ser solicitados ao antigo contador após a data de início da [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:contabilidade:resolucao_de_problemas#como_saber_o_inicio_da_competencia_da_r3izzy_na_prestacao_de_servicos_contabeis|nossa competência]]:
  - Alvará sanitário (ou dispensa);
  - Alvará de funcionamento;
  - CNES;
  - Balancete;
  - Conselho de classe do CNPJ.

**NOTA 5: Os documentos acima deverão ser todos salvos no [[start:biblioteca:padrao_drive_ctb:start|Drive]].**

**NOTA 6: Caso o antigo contador não tenha o alvará do cliente, será necessário solicitá-lo. Se houver dispensa do alvará, a tarefa no Odoo deve ser concluída, com o registro de uma nota interna informando sobre a dispensa. A comprovação da dispensa deve ser salva no Drive.**

**NOTA 7: Caso o antigo contador informe que o cliente não possui CNES e conselho de classe, o contador deve cancelar a tarefa no Projeto de troca de contabilidade e criar uma oportunidade para o setor comercial. Para criar a oportunidade, o contador deve acessar a plataforma Odoo, no aplicativo "Contatos", buscar pelo nome do cliente, selecioná-lo, clicar em "Oportunidades" e, em seguida, clicar em "Novo". Na nova oportunidade, deve-se informar quais documentos o cliente ainda não possui.**
==== 6.4 Emissão do Termo de Transferência ====
  * Responsabilidade: Contador(a);
  * Input: CRC do antigo contador, dados de login da Diretora Técnica (você encontra [[start:acessos:acessos_ctb|aqui]]), CNPJ do cliente e o [[https://cadastro2.crcsc.org.br/spw/strt/login.aspx|link]] para a realização do Termo de transferência;
   * Após fazer o login, confirme os dados da Diretora Técnica clicando em "Confirmar". Na próxima aba, clique em "Iniciar Transferência". Informe o CNPJ do cliente e o motivo da transferência (neste caso, o motivo é "transferência de responsabilidade técnica"). Informe o honorário (R$200,00) e o CRC do antigo contador. Assim que você salvar, o termo será gerado.
  * Output: Termo de Transferência gerado e salvo no Drive (R3 soluções - R3 izzy CTB) 
==== 6.5 E-mail do processo de transferência ====
  * Responsabilidade: Contador(a);
  * Input: Para realizar este tópico, não é necessário ter recebido todos os documentos essenciais do antigo contador, apenas ter um retorno dele;
  * Output: Enviar um e-mail ao cliente informando que o processo de transferência está em andamento. O modelo está [[https://docs.google.com/document/d/1hocTin3gM_GVJYIjIoE6nA9mWv6EG32J/edit|aqui]].


==== 6.6 Integração dos dados no sistema R3izzy ====
  * Responsabilidade: Contador(a);
**NOTA 8: Verifique se o cliente usará o R3izzy Pro! Caso sim, vá para o item 6.6.2 do processo**
=== 6.6.1 Incorporar a empresa no aplicativo R3izzy Lite. ===
  - Insira no aplicativo Ctb as informações da empresa, incluindo: inscrição municipal, capital social, CNAEs, CPF do(s) sócio(s), documentos do(s) sócio(s), cartão CNPJ, Contrato Social, Endereço (CEP) e alvará.
  - Nas configurações, selecione o botão "Criar empresas na Focus" e [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:biblioteca:habitar_nota_fiscal:start|complete o cadastro no sistema Focus]];
  - Marque a opção "Emite Notas Fiscais".
  - Emita o contrato, anexe ele na tarefa "Contrato assinado entre a R3 e o cliente" e crie um lembrete em Atividades para que a Diretora Técnica assine o contrato de prestação de serviço com o eCNPJ da R3 como "Contratada". Após a assinatura, salve o contrato no Drive (R3 Soluções - R3 Izzy CTB) do cliente.
  - Habilite o Onboarding para o cliente, que receberá um e-mail automático de boas-vindas e o contrato assinado pela R3izzy.
  - Crie uma Nota Interna na tarefa de Habilitação do Onboarding no Projeto de troca de contabilidade do cliente para notificar o responsável financeiro de que o pagamento precisa ser verificado e informar o responsável do comercial para executar o item 6.7.
  - [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:contabilidade:troca_ctb:incorporar_empresa_ctb:start|Incorpore a empresa no sistema Focus para a emissão de NF]];\\
  - [[start:resolucao_problemas:emissao_nf:nf_homologacao|Teste a emissão da NF]];\\
  - [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:contabilidade:documentos:procuracao_rfb:start|Realize a procuração no E-CAC]] e envie um [[https://docs.google.com/document/d/1maXSMlb2eUHKK0eNnhJ53C09gYo1zwnE1OJmKoCiz2A/edit?tab=t.0 | e-mail ao cliente]];\\
  - Incluir a empresa no projeto Fechamento Contábil - Modelo.
  - Incorpore a empresa na Questor, na Questor Zen e faça o agendamento da importação de notas fiscais na Questor.(Colocar link da documentação).

=== 6.6.2 Incorporar a empresa no aplicativo R3izzy Pro ===
  - Crie o [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:biblioteca:habitar_nota_fiscal:start|cadastro na Focus]];
  - Insira no Admin Pro os dados básicos necessários para emissão de notas fiscais, incluindo: inscrição municipal, CNAEs, cartão CNPJ, Contrato Social e alvará.
  - Caso o cliente tenha adquirido o Lite também, crie o contrato de [[https://docs.google.com/document/d/1j1jxkSpqrSutjpsATRs5k6FUbFs29pjN/edit|prestação de serviços contábeis]]. Você o enviará junto com o e-mail de boas-vindas (próximo item);
  - Envie manualmente o [[https://docs.google.com/document/d/14OmbOKWz9A8JA8cP4eioKb69iR-7NUoU/edit|e-mail de boas-vindas]] no dia do [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:contabilidade:resolucao_de_problemas#como_saber_o_inicio_da_competencia_da_r3izzy_na_prestacao_de_servicos_contabeis|início da nossa competência]];
  - Crie uma Nota Interna na tarefa de "E-mail de boas-vindas" no Projeto de troca de contabilidade do cliente para notificar o responsável financeiro de que o pagamento precisa ser verificado e informar o responsável do comercial para executar o item 6.7.
  - [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:contabilidade:documentos:procuracao_rfb:start|Realize a procuração no E-CAC]] e envie um [[https://docs.google.com/document/d/1maXSMlb2eUHKK0eNnhJ53C09gYo1zwnE1OJmKoCiz2A/edit?tab=t.0 | e-mail ao cliente]];\\
  - [[start:resolucao_problemas:emissao_nf:nf_homologacao|Teste a emissão da NF]];\\
  - Incluir a empresa no projeto Fechamento Contábil - Modelo.
  - Incorpore a empresa na Questor, na Questor Zen e faça o agendamento da importação de notas fiscais na Questor.(Colocar link da documentação). 
==== 6.7 Finalização da Implantação ====
  * Responsabilidade: Contabilidade, Comercial e TI
  * Quando o cliente estiver apto para emitir nota, o contador deve enviar uma nota interna no contato do cliente no Odoo para o comercial e a TI, informando que: 
         * O responsável da TI pode instalar o aplicativo e enviar a documentação/vídeos sobre emissão da primeira NF;
         * O vendedor deve revisar o cadastro do cliente no Odoo e adicionar um lembrete para follow-up em 1 mês;
         * O vendedor deve criar o pedido de vendas.
  * O contador deve agendar uma reunião com o cliente para esclarecer dúvidas sobre contabilidade. 

===== 7. Prazos para tarefas =====
1. Demanda: Criar o projeto no Odoo no mesmo dia da solicitação.\\
2. Entre em contato com o contador anterior e defina o [[https://r3solucoes.r3izzy.com.br/doku.php?id=start:contabilidade:resolucao_de_problemas#como_saber_o_inicio_da_competencia_da_r3izzy_na_prestacao_de_servicos_contabeis|início da nossa competência da R3izzy]], que será a base para calcular os prazos de cada tarefa:\\
 2.1. Solicitação para o Antigo Contador: Realizar no dia do recebimento do e-mail de confirmação de cliente efetivado(CRM), enviado pelo Comercial\\
  * Documentos essenciais: Solicitar e receber até 15 dias antes do início da competência da R3izzy.\\
  * Documentos adicionais: Solicitar e receber até 30 dias após o início da competência.\\
3. Termo de transferência: Emitir 15 dias antes do início da competência da R3izzy.\\
4. Envio das informações ao cliente: Realizar 15 dias antes do início da competência da R3izzy.\\
5. Incorporar a empresa no R3izzy Lite/Pro: Realizar 5 dias antes do início da competência da R3izzy.\\


===== 8. Auditoria =====
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===== 9. Treinamento =====
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