Procedimento Padrão de Abertura de Empresa

Versão 1

1. Objetivo

Descrever o processo para a abertura de empresa na R3izzy, garantindo a continuidade das operações financeiras e a conformidade com as normas.

2. Público-alvo

Clientes da R3izzy: Empresas que buscam serviços de contabilidade e gestão fiscal.

3. Responsabilidades

Equipe de Vendas: Responsável por captar novos clientes, iniciar o processo de abertura de empresas e garantir uma comunicação eficaz até a conclusão do processo

Contador(a): Responsável pelo processo de abertura da empresa.

Diretor(a) Técnico(a): Responsável pela validação e acompanhamento das etapas técnicas do processo.

4. Glossário

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5. Materiais, recursos e referências

5.1 Aplicativos e Plataformas de Gestão:

Admin Pro e Admin Ctb: Acesso ao painel de administração para configuração de clientes no R3izzy Lite e R3izzy Pro.

Odoo (aplicativos Contatos e Projeto): Plataforma para gerenciamento de projetos de troca de contabilidade e controle de atividades e contatos dos clientes.

Dokuizzy: Repositório de documentos internos e normas.

Drive (Google Workspace): Local para armazenamento seguro de documentos dos clientes, conforme a política de arquivos R3izzy Ctb.

Focus: Sistema para cadastro e emissão de notas fiscais.

e-CAC: Portal da Receita Federal para acesso ao eSocial e procurações eletrônicas.

Questor: Sistema de controle fiscal e contábil para atividades mensais dos clientes.

5.2 Ferramentas de Comunicação:

E-mail Corporativo (suporte@r3izzy.com.br): Para comunicação com clientes.

Modelos de Mensagens: Textos prontos para comunicações com clientes armazenados no Drive.

5.3 Acessos e Senhas:

Keepass: Sistema de gerenciamento de senhas onde são armazenados logins importantes, como:

Certificado Digital dos clientes;

Código de acesso do Simples Nacional;

Logins e senhas para prefeituras municipais.

6. Procedimento

6.1 Fluxo do processo:

Confirmação de Venda

Preparação para Abertura

Início da Abertura

Incorporação na R3izzy

Emissão de documentos

Teste de Nota Fiscal

Habilita Onboarding

Pós-Venda

6.2 Confirmação de Venda

Responsabilidade: Comercial

Input: Novo cliente contratado no serviço de abertura de empresa.

Ação: Vendedor registra nota interna no contato do cliente no Odoo informando à contabilidade que o cliente pagou e que o processo pode ser iniciado.

Output: Notificação para o contador(a) iniciar a etapa de Preparação para Abertura.

6.3 Preparação para Abertura

Responsabilidade: Contador(a)

Ação: Antes de iniciar a abertura formal, enviar e-mail (via suporte@r3izzy.com.br) de boas-vindas ao cliente solicitando a documentação necessária e criar o projeto de abertura de empresa no Odoo.

Output: Recebimento completo da documentação.

6.4 Processo de abertura:

Responsabilidade: Contador(a);

Input: Documentação completa enviada pelo cliente.

Output: Inicia o processo de abertura da empresa com 3 passos: Viabilidade, DBE e o Requerimento eletrônico. O passo a passo está aqui.

NOTA 1: A cada atividade do passo a passo concluída, é necessário concluí-las no projeto do cliente Odoo (checklist).

6.3.1 CNPJ

Input: Assinatura do contrato social (requerimento) pelo cliente.

Output: Documentos enviados para a junta comercial. Após aprovação, o CNPJ e contrato social protocolado são enviados para o responsável técnico. Ele encaminha para o contador(a) responsável pela abertura da empresa.

Com o CNPJ emitido, o contador(a) faz um check na tarefa no aplicativo CTB e com isso gera um e-mail onde ele deve anexar o CNPJ e contrato social da empresa.

6.3.2 e-CNPJ

Para realizar essa etapa siga esses passos.

6.3.3 Termo de inclusão no CRC

Input: CNPJ da empresa.

Entrar no site do CRC

Login e Senha da Responsável técnica

Incluir CNPJ do cliente

Salvar o Termo no Drive conforme esse arquivo.

6.3.4 Nota Fiscal

Solicitação AEDF

Input: CRC pronto

Acesse https://www.pmf.sc.gov.br/tutorialsefinnet.php

Clicar em “Sistema SefinNet Pessoa Jurídica”;

Com o e-CNPJ da empresa, clique em “receber uma senha temporária”;

O Responsável técnico receberá um e-mail com a senha;

FIAC;
AEDF

Vai gerar uma guia (taxa de Nota Fiscal) → Anexar a guia na tarefa no Odoo e mandar mensagem para o financeiro.

Cadastro na Focus

Input: CRC pronto

Nas configurações, selecione o botão “Criar empresas na Focus” e siga os seguintes passos.

Teste da Nota Fiscal

Siga os seguintes passos.

No aplicativo Ctb, colocar “emite notas fiscais”, “Concluído” e sistema de emissão = Produção;

Por fim, efetive a empresa e assim ela pode emitir notas.

6.3.5 Processo de Incorporação na R3

Procuração eCAC

Para realizar a procuração siga os seguintes passos.

Incluir na Questor e Questor Zen

Incorpore a empresa na Questor, na Questor Zen e faça o agendamento da importação de notas fiscais na Questor

EFD-Reinf

Verifique se tem movimento.

Incluir no Projeto de Fechamento Contábil - Modelo

Acesse o Odoo e procure pelo projeto de fechamento contábil e crie uma nova tarefa para a empresa.

Incluir no Pós venda

Na tarefa do Odoo de Pós venda, mande uma mensagem ao comercial para marcar a reunião de Onboarding.

6.3.6 Simples Nacional

Para solicitar o Simples Nacional, siga os seguintes passos.

6.3.7 Alvarás

Para a emissão de Alvarás, siga os seguintes passos.

Salvar no Drive conforme esse arquivo.

6.3.8 Conselho de Classe

Para a emissão de Conselho de Classe, siga os seguintes passos.

Salvar no Drive conforme esse arquivo.

6.3.9 CNES

Para realizar essa etapa é necessário ter os seguintes documentos:

Cartão CNPJ

CPF do profissional

Conselho de Classe do Profissional

Informação se atende ou não em consultório particular ou de terceiros

Alvará Sanitário (ou protocolo)

Alvará de Funcionamento

Siga o passo a passo descrito aqui.

Salvar no Drive conforme esse arquivo.

6.4 Pós venda

Responsabilidade: Comercial;

Completar o cadastro do cliente no Odoo;

Adicionar um lembrete em “tarefas internas” no cadastro do cliente no Odoo uma data (depois de um mês) para follow-ups;

Quando a contabilidade finalizar as tarefas, deve enviar uma nota interna no contato do cliente no Odoo para o comercial avisando que pode emitir o pedido de venda.

Se o cliente comprou apenas a abertura:

O vendedor vai enviar uma nota interna no contato do cliente no Odoo para o financeiro que pode iniciar a cobrança da 2° parcela e das taxas

Se o cliente comprou abertura e contabilidade:

O vendedor vai agendar com o cliente a emissão da primeira NF (Onboarding)

O vendedor vai enviar uma nota interna no contato do cliente no Odoo para o financeiro que pode iniciar a cobrança da 2° parcela e das taxas e a mensalidade da contabilidade.

7. Auditoria

modelo_de_formulario_-_abertura_de_emprsa_1_.xlsx

8.Treinamento

Para concluir o treinamento deste procedimento, responda as perguntas deste formulário.