Procedimento Padrão de Abertura de Empresa

Versão 1

1. Objetivo

Descrever o processo para a abertura de empresa na R3izzy, garantindo a continuidade das operações financeiras e a conformidade com as normas.

2. Público-alvo

Clientes da R3izzy: Empresas que buscam serviços de contabilidade e gestão fiscal.

3. Responsabilidades

Equipe de Vendas: Responsável por captar novos clientes, iniciar o processo de abertura de empresas e garantir uma comunicação eficaz até a conclusão do processo

Contador(a): Responsável pelo processo de abertura da empresa.

Diretor(a) Técnico(a): Responsável pela validação e acompanhamento das etapas técnicas do processo.

4. Glossário

Clique aqui para ver o glossário

5. Materiais, recursos e referências

Este processo é parte integrante do Procedimento Padrão do Processo de Vendas

5.1 Aplicativos e Plataformas de Gestão:

Admin Pro e Admin Ctb: Acesso ao painel de administração para configuração de clientes no R3izzy Lite e R3izzy Pro.

Odoo (aplicativos Contatos e Projeto): Plataforma para gerenciamento de projetos de troca de contabilidade e controle de atividades e contatos dos clientes.

Dokuizzy: Repositório de documentos internos e normas.

Drive (Google Workspace): Local para armazenamento seguro de documentos dos clientes, conforme a política de arquivos R3izzy Ctb.

Focus: Sistema para cadastro e emissão de notas fiscais.

e-CAC: Portal da Receita Federal para acesso ao eSocial e procurações eletrônicas.

Questor: Sistema de controle fiscal e contábil para atividades mensais dos clientes.

5.2 Ferramentas de Comunicação:

E-mail Corporativo (suporte@r3izzy.com.br): Para comunicação com clientes.

Modelos de Mensagens: Textos prontos para comunicações com clientes armazenados no Drive.

5.3 Acessos e Senhas:

Keepass: Sistema de gerenciamento de senhas onde são armazenados logins importantes, como:

Certificado Digital dos clientes;

Código de acesso do Simples Nacional;

Logins e senhas para prefeituras municipais.

6. Procedimento

6.1 Fluxo do processo:

Início da Abertura

Incorporação na R3izzy

Emissão de documentos

Teste de Nota Fiscal

Habilita Onboarding

Pós-Venda

6.2 Início abertura:

Responsabilidade: Contador(a);

Input: Documentação enviada pelo cliente através do suporte.

Ação: olhar a documentação enviada pelo cliente e os dados preenchidos no formulário.

Output: Inicia o processo de abertura da empresa com 3 passos: Viabilidade, DBE e o Requerimento eletrônico. O passo a passo está aqui.

NOTA 1: A cada atividade do passo a passo concluída, é necessário concluí-las no projeto do cliente Odoo (checklist).

6.3 CNPJ

Input: Assinatura do contrato social (requerimento) pelo cliente.

Output: Documentos enviados para a junta comercial. Após aprovação, o CNPJ e contrato social protocolado são enviados para o responsável técnico. Ele encaminha para o contador(a) responsável pela abertura da empresa.

Com o CNPJ emitido, o contador(a) envia um e-mail ao cliente onde ele deve anexar o CNPJ e contrato social da empresa.

Prezado(a) Cliente. O primeiro passo foi concluído com sucesso! E o melhor: você já possui um número de CNPJ! Mas… e agora? O que eu devo fazer? 1) Salvar o contrato social e o cartão CNPJ: Eles são os documentos principais da sua empresa, então você deve armazená-los. (em anexo) 2) Abra uma conta bancária para o seu CNPJ – Fique tranquilo e escolha um banco com o qual você sinta-se confortável. Caso você queira alguma sugestão, indicamos os bancos digitais. 3) Assinatura Digital do seu CNPJ – A segunda etapa para o CNPJ ficar pronto é a videoconferência para a realização da assinatura digital da sua empresa. Mas é muito fácil e prático: a equipe da Prática Certificadora entrará em contato com você via WhatsApp para agendar a melhor data e horário. Cuidado! Após a abertura do CNPJ várias empresas entram em contato solicitando pagamento indevidos. Lembre-se: fique atento aos golpes. Confie apenas em e-mails, mensagens e notificações da R3Izzy.

6.4 e-CNPJ

Para realizar essa etapa siga esses passos.

6.5 Procuração eCAC

Para realizar a procuração siga os seguintes passos.

6.6 Termo de inclusão no CRC

Input: CNPJ da empresa.

Entrar no site do CRC

Login e Senha da Responsável técnica

Incluir CNPJ do cliente

Salvar o Termo no Drive conforme esse arquivo.

-+ Simples Nacional

Para solicitar o Simples Nacional, siga os seguintes passos.

6.8 Nota Fiscal

Solicitação AEDF

Input: CRC pronto

Acesse https://www.pmf.sc.gov.br/tutorialsefinnet.php

Clicar em “Sistema SefinNet Pessoa Jurídica”;

Com o e-CNPJ da empresa, clique em “receber uma senha temporária”;

O Responsável técnico receberá um e-mail com a senha;

FIAC;
AEDF

Vai gerar uma guia (taxa de Nota Fiscal) → Anexar a guia na tarefa no Odoo e mandar mensagem para o financeiro.

Cadastro na Focus

Input: CRC pronto

Nas configurações, selecione o botão “Criar empresas na Focus” e siga os seguintes passos.

Teste da Nota Fiscal

Siga os seguintes passos.

6.9 Processo de Incorporação na R3

Incluir na Questor e Questor Zen

Incorpore a empresa na Questor, na Questor Zen e faça o agendamento da importação de notas fiscais na Questor

EFD-Reinf (Questor)

Verifique se tem movimento.

Incluir no Projeto de Fechamento Contábil - Modelo

Acesse o Odoo e procure pelo projeto de fechamento contábil e crie uma nova tarefa para a empresa.

No aplicativo Ctb ou Admin:

Ctb:

Clique no Menu > Empresas > Botão “Incorporar empresa existente” > Escreva o CNPJ

Em seguida, complete os dados de Inscrição Municipal, AEDF (caso tenha), telefone, e-mail. CNAE, dados dos sócios.

Faça upload do Cartão CNPJ e do Contrato Social.

Ainda no perfil da empresa, clique no ícone de configurações

Marque “emite notas fiscais”, “Concluído” e sistema de emissão = Produção;

Por fim, efetive a empresa e assim ela pode emitir notas.

6.10 Alvarás

Para a emissão de Alvarás, siga os seguintes passos.

Salvar no Drive conforme esse arquivo.

6.11 Conselho de Classe

Para a emissão de Conselho de Classe, siga os seguintes passos.

Salvar no Drive conforme esse arquivo.

6.12 CNES

Para realizar essa etapa é necessário ter os seguintes documentos:

Cartão CNPJ

CPF do profissional

Conselho de Classe do Profissional

Informação se atende ou não em consultório particular ou de terceiros

Alvará Sanitário (ou protocolo)

Alvará de Funcionamento

Siga o passo a passo descrito aqui.

Salvar no Drive conforme esse arquivo.

6.13 Finalização da Implantação

Responsabilidade: Contabilidade, Comercial, TI e Financeiro

Se o cliente comprou apenas a abertura:

Quando a contabilidade finalizar todo o processo de abertura, o contador deve enviar uma nota interna no contato do cliente no Odoo para o financeiro, informando que pode seguir com a cobrança da 2ª parcela e das taxas.

Se o cliente comprou abertura e contabilidade:

Quando o cliente estiver apto para emitir nota, o contador deve enviar uma nota interna no contato do cliente no Odoo para o comercial, TI e financeiro, informando que:

O responsável da TI pode instalar o aplicativo e enviar a documentação/vídeos sobre emissão da primeira NF;

O vendedor deve seguir os passos do processo de venda.

O financeiro pode iniciar a cobrança da 2ª parcela, das taxas.

O contador deve agendar uma reunião com o cliente para esclarecer dúvidas sobre contabilidade.

7. Auditoria

modelo_de_formulario_-_abertura_de_emprsa_1_.xlsx

8.Treinamento

Para concluir o treinamento deste procedimento, responda as perguntas deste formulário.