Normas e Procedimentos para o Sistema de Chamados e Gestão de Projetos/Tarefas

Normas e procedimentos Sistema de Chamados

Regras Gerais

Quando for um chamado de cliente e não for resolvido no mesmo momento, criar um chamado na Central de Ajuda, a fim de acompanhar a demanda

Quando for chamado de cliente e tiver necessidade de acionar outra pessoa da R3, criar um chamado no Odoo. Se for urgente, avisar pessoalmente

Atividades que são de “mim para eu mesmo” deverão ser tarefas ou outros, mas não chamados;

Bugs de cliente devem entrar no Odoo, bugs internos devem ir para o Trello;

Mudanças no chamado só devem ser feitas pelo dono do mesmo;

Ajustes e mudanças no Odoo deverão ser registradas no Trello;

Os títulos precisam ser específicos e não genéricos (ex. “Chamado interno”);

Alterar as datas em casos raros, sempre pensar na necessidade do clientes;

Somente o responsável por executar o chamado é que pode tirá-lo do estado Novo (triagem).

Solicitações de clientes são chamados:

Uma vez resolvidos devem ser fechados.

Se houver pendências, por exemplo, criar lembretes para o futuro:

Devem ser criados na forma de afazeres(ctrl +k).

Deve ser colocado uma nota interna no chamado dizendo que os afazeres foram criados.

Prazos de Resolução (SLA)

Chamados	Resoluções
Erro emissão NF	No mesmo dia
DANFOM	Condições comerciais
Usuário não consegue usar app (bug)	No mesmo dia
CNDs	1 dia útil
Recálculo de guia	Condições comerciais
Cancelamento de NF	2 dias úteis
Alvarás	Condições comerciais
Abertura de empresa	Condições comerciais
Baixa de empresa	Condições comerciais

Plantão de Final de Semana

Chamado	Setor	Responsável
Sistema fora do ar	Desevolvimento	Luiz

Normas e Procedimentos Gestão de Projetos e Tarefas

Regras

Projetos

O projeto precisa ter uma descrição e um nome com uma identificação para diferenciar de um próximo projeto.

Sempre verificar se a sua tarefa já se enquadra em um projeto existente, antes de criar outros.

Tenha sempre em mente de que um Projeto tem início e fim. Portanto, evite projetos com duração indefinida.

Sempre converse com o responsável pelo projeto antes de cancelá-la ou realizar qualquer alteração.

Utilizar seis grupos de marcadores para facilitar a análise:

Software

Modelo

Rotinas contábeis

Cliente (produtos e serviços)

R3izzy (melhorias na empresa)

Marketing

Tarefas

Tarefas devem iniciar com um verbo, pois denotam uma ação a ser realizada.

Cada tarefa deve sempre ter uma data de conclusão.

Tarefas privadas são aquelas que não são associadas a um projeto específico.

É necessário concluir o status da tarefa; apenas mudar o estágio para “concluído” não finaliza a tarefa.

Sempre converse com o responsável pela atividade antes de cancelá-la ou realizar qualquer alteração.