Procedimento Padrão da Troca de Contabilidade

Versão 3

1. Objetivo

Descrever o processo para a troca de contabilidade na R3izzy, detalhando as etapas e responsabilidades envolvidas na transição de contabilidade para novos clientes.

2. Público-alvo

Clientes do aplicativo R3izzy Lite e R3izzy Pro, em todas as plataformas (iOS, Android, Web).

3. Responsabilidades

Os responsáveis estão listados em cada tópico.

4. Glossário

Clique aqui para ver o glossário

5. Materiais, recursos e referências

5.1 Aplicativos e Plataformas de Gestão:

Admin Pro e Admin Ctb: Acesso ao painel de administração para configuração de clientes no R3izzy Lite e R3izzy Pro.

Odoo (aplicativos Contatos e Projeto): Plataforma para gerenciamento de projetos de troca de contabilidade e controle de atividades e contatos dos clientes.

Dokuizzy: Repositório de documentos internos e normas.

Drive (Google Workspace): Local para armazenamento seguro de documentos dos clientes, conforme a política de arquivos R3izzy Ctb.

Focus: Sistema para cadastro e emissão de notas fiscais.

e-CAC: Portal da Receita Federal para acesso ao eSocial e procurações eletrônicas.

Questor: Sistema de controle fiscal e contábil para atividades mensais dos clientes.

5.2 Ferramentas de Comunicação:

E-mail Corporativo (contabilidade@r3izzy.com.br e suporte@r3izzy.com.br): Para comunicação com antigos contadores e clientes, respectivamente.

Modelos de Mensagens: Textos prontos para comunicações com leads, clientes e antigos contadores, armazenados no Drive.

5.3 Acessos e Senhas:

Keepass: Sistema de gerenciamento de senhas onde são armazenados logins importantes, como:

Certificado Digital dos clientes;

Código de acesso do Simples Nacional;

Logins e senhas para prefeituras municipais.

5.4 Documentos de Referência:

Padrão para arquivos R3izzy Ctb: Guia para nomeação e organização de documentos no Drive.

6. Procedimento

6.1 Fluxo do processo:

Confirmação e Início do Processo;

Solicitação de documentos ao contador anterior;

Integração dos dados no sistema R3izzy;

Encerramento.

6.2 Confirmação e Início do Processo

Responsabilidade: Contador(a)

Input: Novo cliente contratado no serviço de troca de contabilidade.

Ação: Vendedor registra nota interna no contato do cliente no Odoo informando à contabilidade que o processo pode ser iniciado.

Output:

Enviar e-mail de boas-vindas ao cliente (via suporte@r3izzy.com.br) solicitando a documentação necessária para o processo.

Projeto de troca de contabilidade criado no Odoo.

6.3 E-mail para o Antigo Contador:

Responsabilidade: Contador(a);

Input: Projeto criado no Odoo e dados do contador recebido do cliente;

Colocar o e-mail do contador no contato do cliente no aplicativo “Contatos” do Odoo.

Verificar qual o início da nossa competência;

NOTA 1: Para se comunicar com o antigo contador, utilize o e-mail contabilidade@r3izzy.com.br. Para realizar a comunicação com o cliente, utilize suporte@r3izzy.com.br.

No mesmo dia da criação do projeto, envie um e-mail solicitando os documentos essenciais ao antigo contador, com prazo para retorno:

Documento com foto do(s) sócio(s) - Após recebimento, salvar no Drive;

Contrato Social da Empresa (salvar no Drive);

CRC do antigo Contador (salvar no Drive);

Certificado Digital da empresa (salvar no Drive e Keepass);

Código de acesso do Simples Nacional (salvar no Keepass);

Login e senha da prefeitura para emissão de NF (salvar no Keepass).

NOTA 2: É necessário aguardar um retorno do antigo contador para iniciar o processo de transferência com o cliente.
NOTA 3: Caso o cliente não tenha Certificado Digital da empresa, será necessário solicitar a confecção. O processo está descrito aqui. NOTA 4: Todos os documentos devem ser salvos conforme a norma de cada ferramenta: Drive e/ou no Keepass.

Os documentos adicionais podem ser solicitados ao antigo contador após a data de início da nossa competência:

Alvará sanitário (ou dispensa);

Alvará de funcionamento;

CNES;

Balancete;

Conselho de classe do CNPJ.

NOTA 5: Os documentos acima deverão ser todos salvos no Drive.

NOTA 6: Caso o antigo contador não tenha o alvará do cliente, será necessário solicitá-lo. Se houver dispensa do alvará, a tarefa no Odoo deve ser concluída, com o registro de uma nota interna informando sobre a dispensa. A comprovação da dispensa deve ser salva no Drive.

NOTA 7: Caso o antigo contador informe que o cliente não possui CNES e conselho de classe, o contador deve cancelar a tarefa no Projeto de troca de contabilidade e criar uma oportunidade para o setor comercial. Para criar a oportunidade, o contador deve acessar a plataforma Odoo, no aplicativo “Contatos”, buscar pelo nome do cliente, selecioná-lo, clicar em “Oportunidades” e, em seguida, clicar em “Novo”. Na nova oportunidade, deve-se informar quais documentos o cliente ainda não possui.

6.4 Emissão do Termo de Transferência

Responsabilidade: Contador(a);

Input: CRC do antigo contador, dados de login da Diretora Técnica (você encontra aqui), CNPJ do cliente e o link para a realização do Termo de transferência;

Após fazer o login, confirme os dados da Diretora Técnica clicando em “Confirmar”. Na próxima aba, clique em “Iniciar Transferência”. Informe o CNPJ do cliente e o motivo da transferência (neste caso, o motivo é “transferência de responsabilidade técnica”). Informe o honorário (R$200,00) e o CRC do antigo contador. Assim que você salvar, o termo será gerado.

Output: Termo de Transferência gerado e salvo no Drive (R3 soluções - R3 izzy CTB)

6.5 E-mail do processo de transferência

Responsabilidade: Contador(a);

Input: Para realizar este tópico, não é necessário ter recebido todos os documentos essenciais do antigo contador, apenas ter um retorno dele;

Output: Enviar um e-mail ao cliente informando que o processo de transferência está em andamento. O modelo está aqui.

6.6 Integração dos dados no sistema R3izzy

Responsabilidade: Contador(a);

NOTA 8: Verifique se o cliente usará o R3izzy Pro! Caso sim, vá para o item 6.6.2 do processo

6.6.1 Incorporar a empresa no aplicativo R3izzy Lite.

Insira no aplicativo Ctb as informações da empresa, incluindo: inscrição municipal, capital social, CNAEs, CPF do(s) sócio(s), documentos do(s) sócio(s), cartão CNPJ, Contrato Social, Endereço (CEP) e alvará.

Nas configurações, selecione o botão “Criar empresas na Focus” e complete o cadastro no sistema Focus;

Marque a opção “Emite Notas Fiscais”.

Emita o contrato, anexe ele na tarefa “Contrato assinado entre a R3 e o cliente” e crie um lembrete em Atividades para que a Diretora Técnica assine o contrato de prestação de serviço com o eCNPJ da R3 como “Contratada”. Após a assinatura, salve o contrato no Drive (R3 Soluções - R3 Izzy CTB) do cliente.

Habilite o Onboarding para o cliente, que receberá um e-mail automático de boas-vindas e o contrato assinado pela R3izzy.

Crie uma Nota Interna na tarefa de Habilitação do Onboarding no Projeto de troca de contabilidade do cliente para notificar o responsável financeiro de que o pagamento precisa ser verificado e informar o responsável do comercial para executar o item 6.7.

Incorpore a empresa no sistema Focus para a emissão de NF;

Teste a emissão da NF;

Realize a procuração no E-CAC e envie um e-mail ao cliente;

Incluir a empresa no projeto Fechamento Contábil - Modelo.

Incorpore a empresa na Questor, na Questor Zen e faça o agendamento da importação de notas fiscais na Questor.(Colocar link da documentação).

6.6.2 Incorporar a empresa no aplicativo R3izzy Pro

Crie o cadastro na Focus;

Insira no Admin Pro os dados básicos necessários para emissão de notas fiscais, incluindo: inscrição municipal, CNAEs, cartão CNPJ, Contrato Social e alvará.

Caso o cliente tenha adquirido o Lite também, crie o contrato de prestação de serviços contábeis. Você o enviará junto com o e-mail de boas-vindas (próximo item);

Envie manualmente o e-mail de boas-vindas no dia do início da nossa competência;

Crie uma Nota Interna na tarefa de “E-mail de boas-vindas” no Projeto de troca de contabilidade do cliente para notificar o responsável financeiro de que o pagamento precisa ser verificado e informar o responsável do comercial para executar o item 6.7.

Realize a procuração no E-CAC e envie um e-mail ao cliente;

Teste a emissão da NF;

Incluir a empresa no projeto Fechamento Contábil - Modelo.

Incorpore a empresa na Questor, na Questor Zen e faça o agendamento da importação de notas fiscais na Questor.(Colocar link da documentação).

6.7 Finalização da Implantação

Responsabilidade: Contabilidade, Comercial e TI

Quando o cliente estiver apto para emitir nota, o contador deve enviar uma nota interna no contato do cliente no Odoo para o comercial e a TI, informando que:

O responsável da TI pode instalar o aplicativo e enviar a documentação/vídeos sobre emissão da primeira NF;

O vendedor deve revisar o cadastro do cliente no Odoo e adicionar um lembrete para follow-up em 1 mês;

O contador deve agendar uma reunião com o cliente para esclarecer dúvidas sobre contabilidade.

7. Prazos para tarefas

1. Demanda: Criar o projeto no Odoo no mesmo dia da solicitação.
2. Entre em contato com o contador anterior e defina o início da nossa competência da R3izzy, que será a base para calcular os prazos de cada tarefa:
2.1. Solicitação para o Antigo Contador: Realizar no dia do recebimento do e-mail de confirmação de cliente efetivado(CRM), enviado pelo Comercial

Documentos essenciais: Solicitar e receber até 15 dias antes do início da competência da R3izzy.

Documentos adicionais: Solicitar e receber até 30 dias após o início da competência.

3. Termo de transferência: Emitir 15 dias antes do início da competência da R3izzy.
4. Envio das informações ao cliente: Realizar 15 dias antes do início da competência da R3izzy.
5. Incorporar a empresa no R3izzy Lite/Pro: Realizar 5 dias antes do início da competência da R3izzy.

8. Auditoria

modelo_auditoria_troca_de_contabilidade.xlsx

9. Treinamento

Treinamento