Procedimento Padrão de Abertura de Empresa

Versão 1

1. Objetivo

Descrever o processo para a abertura de empresa na R3izzy, garantindo a continuidade das operações financeiras e a conformidade com as normas.

2. Público-alvo

Clientes da R3izzy: Empresas que buscam serviços de contabilidade e gestão fiscal.

3. Responsabilidades

Equipe de Vendas: Responsável por captar novos clientes, iniciar o processo de abertura de empresas e garantir uma comunicação eficaz até a conclusão do processo
Contador(a): Responsável pelo processo de abertura da empresa.
Diretor(a) Técnico(a): Responsável pela validação e acompanhamento das etapas técnicas do processo.

4. Glossário

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5. Materiais, recursos e referências

Este processo é parte integrante do Procedimento Padrão do Processo de Vendas

5.1 Aplicativos e Plataformas de Gestão:

Admin Pro e Admin Ctb: Acesso ao painel de administração para configuração de clientes no R3izzy Lite e R3izzy Pro.
Odoo (aplicativos Contatos e Projeto): Plataforma para gerenciamento de projetos de troca de contabilidade e controle de atividades e contatos dos clientes.
Dokuizzy: Repositório de documentos internos e normas.
Drive (Google Workspace): Local para armazenamento seguro de documentos dos clientes, conforme a política de arquivos R3izzy Ctb.
Focus: Sistema para cadastro e emissão de notas fiscais.
e-CAC: Portal da Receita Federal para acesso ao eSocial e procurações eletrônicas.
Questor: Sistema de controle fiscal e contábil para atividades mensais dos clientes.

5.2 Ferramentas de Comunicação:

E-mail Corporativo (suporte@r3izzy.com.br): Para comunicação com clientes.
Modelos de Mensagens: Textos prontos para comunicações com clientes armazenados no Drive.

5.3 Acessos e Senhas:

Keepass: Sistema de gerenciamento de senhas onde são armazenados logins importantes, como:
- Certificado Digital dos clientes;
- Código de acesso do Simples Nacional;
- Logins e senhas para prefeituras municipais.

6. Procedimento

6.1 Fluxo do processo:

Início da Abertura
Incorporação na R3izzy
Emissão de documentos
Teste de Nota Fiscal
Habilita Onboarding
Pós-Venda

6.2 Início abertura:

Responsabilidade: Contador(a);
Input: Documentação enviada pelo cliente através do suporte.
Ação: olhar a documentação enviada pelo cliente e os dados preenchidos no formulário.
Output: Inicia o processo de abertura da empresa com 3 passos: Viabilidade, DBE e o Requerimento eletrônico. O passo a passo está aqui.

NOTA 1: A cada atividade do passo a passo concluída, é necessário concluí-las no projeto do cliente Odoo (checklist).

6.3 CNPJ

Input: Assinatura do contrato social (requerimento) pelo cliente.
Output: Documentos enviados para a junta comercial. Após aprovação, o CNPJ e contrato social protocolado são enviados para o responsável técnico. Ele encaminha para o contador(a) responsável pela abertura da empresa.
Com o CNPJ emitido, o contador(a) envia um e-mail ao cliente onde ele deve anexar o CNPJ e contrato social da empresa.

Prezado(a) Cliente.

O primeiro passo foi concluído com sucesso! E o melhor: você já possui um número de CNPJ!

Mas… e agora? O que eu devo fazer?

1) Salvar o contrato social e o cartão CNPJ: Eles são os documentos principais da sua empresa, então você deve armazená-los. (em anexo)
2) Abra uma conta bancária para o seu CNPJ – Fique tranquilo e escolha um banco com o qual você sinta-se confortável. Caso você queira alguma sugestão, indicamos os bancos digitais.
3) Assinatura Digital do seu CNPJ – A segunda etapa para o CNPJ ficar pronto é a videoconferência para a realização da assinatura digital da sua empresa. Mas é muito fácil e prático: a equipe da Prática Certificadora entrará em contato com você via WhatsApp para agendar a melhor data e horário.

Cuidado! Após a abertura do CNPJ várias empresas entram em contato solicitando pagamento indevidos. Lembre-se: fique atento aos golpes. Confie apenas em e-mails, mensagens e notificações da R3Izzy.

6.4 e-CNPJ

Para realizar essa etapa siga esses passos.

6.5 Procuração eCAC

Para realizar a procuração siga os seguintes passos.

6.6 Termo de inclusão no CRC

Input: CNPJ da empresa.
Entrar no site do CRC
Login e Senha da Responsável técnica
Incluir CNPJ do cliente
Salvar o Termo no Drive conforme esse arquivo.

6.7 Simples Nacional

Para solicitar o Simples Nacional, siga os seguintes passos.

6.8 Nota Fiscal

Solicitação AEDF
Input: CRC pronto
Acesse https://www.pmf.sc.gov.br/tutorialsefinnet.php
Clicar em “Sistema SefinNet Pessoa Jurídica”;
Com o e-CNPJ da empresa, clique em “receber uma senha temporária”;
O Responsável técnico receberá um e-mail com a senha;
FIAC;
AEDF
Vai gerar uma guia (taxa de Nota Fiscal) → Anexar a guia na tarefa no Odoo e mandar mensagem para o financeiro.
Cadastro na Focus
Input: CRC pronto
Nas configurações, selecione o botão “Criar empresas na Focus” e siga os seguintes passos.
Teste da Nota Fiscal
Siga os seguintes passos.

6.9 Processo de Incorporação na R3

Incluir na Questor e Questor Zen

Incorpore a empresa na Questor, na Questor Zen e faça o agendamento da importação de notas fiscais na Questor

EFD-Reinf (Questor)

Verifique se tem movimento.

Incluir no Projeto de Fechamento Contábil - Modelo

Acesse o Odoo e procure pelo projeto de fechamento contábil e crie uma nova tarefa para a empresa.

No aplicativo Ctb ou Admin:

Ctb:
- Clique no Menu > Empresas > Botão “Incorporar empresa existente” > Escreva o CNPJ
- Em seguida, complete os dados de Inscrição Municipal, AEDF (caso tenha), telefone, e-mail. CNAE, dados dos sócios.
- Faça upload do Cartão CNPJ e do Contrato Social.
- Ainda no perfil da empresa, clique no ícone de configurações
  - Marque “emite notas fiscais”, “Concluído” e sistema de emissão = Produção;
- Por fim, efetive a empresa e assim ela pode emitir notas.

6.10 Alvarás

Para a emissão de Alvarás, siga os seguintes passos.
Salvar no Drive conforme esse arquivo.

6.11 Conselho de Classe

Para a emissão de Conselho de Classe, siga os seguintes passos.
Salvar no Drive conforme esse arquivo.

6.12 CNES

Para realizar essa etapa é necessário ter os seguintes documentos:

Cartão CNPJ
CPF do profissional
Conselho de Classe do Profissional
Informação se atende ou não em consultório particular ou de terceiros
Alvará Sanitário (ou protocolo)
Alvará de Funcionamento

Siga o passo a passo descrito aqui.
Salvar no Drive conforme esse arquivo.

6.13 Finalização da Implantação

Responsabilidade: Contabilidade, Comercial, TI e Financeiro
Se o cliente comprou apenas a abertura:
- Quando a contabilidade finalizar todo o processo de abertura, o contador deve enviar uma nota interna no contato do cliente no Odoo para o financeiro, informando que pode seguir com a cobrança da 2ª parcela e das taxas.
Se o cliente comprou abertura e contabilidade:
- Quando o cliente estiver apto para emitir nota, o contador deve enviar uma nota interna no contato do cliente no Odoo para o comercial, TI e financeiro, informando que:
  - O responsável da TI pode instalar o aplicativo e enviar a documentação/vídeos sobre emissão da primeira NF;
  - O vendedor deve seguir os passos do processo de venda.
  - O financeiro pode iniciar a cobrança da 2ª parcela, das taxas.
- O contador deve agendar uma reunião com o cliente para esclarecer dúvidas sobre contabilidade.

7. Auditoria

modelo_de_formulario_-_abertura_de_emprsa_1_.xlsx

8.Treinamento

Para concluir o treinamento deste procedimento, responda as perguntas deste formulário.

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