A reunião é mesmo necessária ou pode ser resolvida por um e-mail (bem escrito)
Comunicar objetivos / resultados esperados de forma clara e objetiva
Enviar material com antecedência (e-mail, Google Notas)
Definir o mediador (e um secretário, se necessário)
Atentar para a logística: reserva de local, preparação da sala e de mídia